Estudio One Profesional
Gestión de Clientes
Este Sistema está diseñado para convertirse en un aliado de las tareas del Contador en la administración de su Estudio. Es una herramienta de uso cotidiano orientada a:
- Permitirle al Contador organizar mejor su estudio, pudiendo llevar un control por vencimiento y responsable de la tarea, avisando tales vencimientos.
- Tener más conocimiento de las variables críticas de su negocio.
- Calcular costos por cliente y por tarea, y compararlos con los ingresos.
- Clasificar a sus clientes según su rentabilidad para dar una propuesta de servicios acorde e identificar segmentos más rentables.
- Controlar el rendimiento del personal.
Módulo de clientes
- Importante base de datos con información impositiva de interés para el Contador, del contrato, de los miembros de la empresa y de las personas que se contactan generalmente con el Estudio.
- Consulta totalmente parametrizable de los datos de clientes.
Consultas diarias y frecuentes
- Registración y seguimiento de las consultas pendientes de resolución, con avisos recordatorios de las consultas que tienen una fecha predeterminada antes de la cual debe estar resuelto el tema.
- Posibilidad de mantener una base de consultas frecuentes.
- Publicación de las consultas frecuentes en el sitio web del Contador.
Este módulo permite llevar un registro de todas las consultas y situaciones que se fueron planteando con los clientes. Incluso se puede indicar si el tema quedó cerrado o si hay alguna respuesta pendiente por alguna de las partes.
Esta funcionalidad se extiende no solo a consultas sino a recomendaciones dadas por el Estudio a sus clientes sobre formas de trabajo, cursos de acción, ideas, etc. De la misma manera pueden registrarse comunicaciones de los clientes.
Todos estos datos, pueden ser guardados organizadamente y catalogados por Tareas, Temas y Subtemas, constituyendo una importante base de datos de manejo cotidiano.
También, dentro del esquema de consultas y sus respuestas, aquellas que resultan frecuentes pueden archivarse como tales, para luego ser utilizadas.
Programación y control de tareas
- Planificación de las tareas a realizar.
- Seguimiento de las tareas realizadas y pendientes, con avisos recordatorios de los vencimientos de las tareas.
- Resumen de las actividades diarias.
Todas la tareas del Estudio pueden ser ingresadas en esta opción, con una doble funcionalidad:
Programación de tareas: cada tarea puede ser ingresada por cliente, con una fecha y hora de vencimiento, un colaborador o responsable y un estado de la misma, entre otros datos. Incluso se puede establecer un aviso recordatorio de esa tarea.
Control: permite ingresar la fecha de realización y el tiempo insumido. Estos datos son tenidos en cuenta al momento de los cálculos de costos del Estudio. Este control se complementa con informes. El presupuesto central de esta facilidad es que cada colaborador registre sus tareas periódicamente.
El Sistema permite, de esta manera, planificar las tareas del Estudio, controlar su desarrollo y obtener costos de las mismas. P.ej.: se puede planificar la tarea de liquidación de haberes para un cliente, desdoblada en otras: pedir novedades, incorporar novedades al sistema, procesar liquidaciones, emitir recibos y preparar las cargas sociales. A su vez cada una de estas tareas puede tener un colaborador responsable, un estado asociado a ella (solicitado, en proceso, etc.) y un vencimiento.
Tiempos insumidos - Ingresos y gastos
Registración de los gastos (asociados a colaboradores o no) y de los ingresos (reales o estimados).Informes y estadísticas, para ver la incidencia de los gastos en los ingresos, la rentabilidad por cliente, los costos de las tareas, etc.
El Sistema provee un control de costos y gastos del Estudio. En este módulo se registran todos los gastos que se producen en el Estudio Contable, tanto los relacionados directamente con los clientes como aquellos que son generales, que no se pueden atribuir a un cliente en particular. En el caso de gastos no referidos a un cliente en particular bastará con no indicar el cliente.
El control de tareas consiste en que cada colaborador las registre en el Sistema en forma periódica, una vez finalizadas.
Toda la información de costos e ingresos se puede obtener luego por cliente y también por tema, tarea o consulta.
Los ingresos del Estudio por honorarios o servicios también se cargan en esta pantalla. Se pueden registrar importes reales o estimados, para luego realizar comparaciones y comprobaciones.